Wieder einmal haben wir uns ein Thema gegriffen, dass bereits mehr als bekannt und vielfach diskutiert ist.
Seit Jahren wird an allen Ecken digitalisiert oder zumindest darüber gesprochen.
Aber wenn schon seit langem so viel digitalisiert wird, müssten wir dann nicht bald damit fertig sein?
Wie kann es dann sein, dass die Papierberge auf den Schreibtischen immer mehr werde und nicht weniger?
Wir gehören zu denjenigen, die sich bereits seit vielen Jahren mit Digitalisierung befassen.
Als Dienstleister und Softwareproduzent mit Lösungen für unsere Kunden, aber auch zur eigenen und internen Organisation.
Dabei stoßen wir immer wieder auf dieselben Hindernisse und Fallstricke.
Und wenn wir mal ganz ehrlich sein wollen, nicht nur bei unseren Kunden.
Zum Begriff: Digitalisierung
Der Begriff hat seinen Ursprung in den 1970ern.
Gemeint war der Umwandlungsprozess, bei dem analoge Daten in ein digitales Format gebracht wurden.
Später wurde die Bedeutung erweitert. Medien, die von Beginn an ausschließlich digital erfasst werden, zählen seit dem auch dazu.
Bspw. Digitalfotografie.
Technisch gesehen reden wir also davon, analoge Signale in sog. diskrete Werte zu übersetzen.
Die rein technische Sichtweise ist nur die Spitze des Eisberges
Der rein technische Vorgang ist bereits seit Jahren bekannt und vielerorts gängige Praxis.
Sicher sind hier noch einige Fortschritte zu erwarten, aber die meisten analogen Formate können bereits digital erfasst werden.
Musikaufnahmen, Bilder, Videos, Kundenakten, Verträge etc. werden regelmäßig in rein digitaler Form vorgehalten.
Herausfordernd wird es, wenn Prozesse und Arbeitsabläufen abgebildet werden sollen.
Wie sollen komplexe Prozesse, die zum Teil auf jahrelanger Zusammenarbeit und Erfahrung beruhen digital abgebildet werden?
Am besten gar nicht, jedenfalls nicht als 1:1-Abbild.
Prozesse digitalisieren
Prozesse sind zu meist sehr empfindliche Konstrukte.
Die wenigsten der funktionierenden Prozesse entstehen auf dem Reißbrett oder stammen aus einem Katalog mit Standardvorlagen.
Vielmehr sind sie das Ergebnis eines langen Entstehungsprozesses, dessen Ende sich nicht klar abzeichnet.
Unsere Erfahrung (im mittelständischen Unternehmensbereich) hat gezeigt, dass nicht das Personal anhand von ausgedachten Prozessen ausgewählt wird (zum Glück). In der Realität werden die Prozesse, zumindest teilweise, an den personellen Gegebenheiten ausgerichtet. Dabei spielt neben der persönlichen Eignung und Präferenzen natürlich auch die Verfügbarkeit eine große Rolle.
Veränderungen im Personalstamm führen deshalb nicht selten zu einer Anpassung der Prozesse.
Hier werden zwei wesentliche Stolpersteine erkennbar.
- persönliche Kompetenz
- Flexibilität
Kompetenz / Künstliche Intelligenz
Trotz enormer Fortschritte kann nach wie vor nicht von einer echten KI gesprochen werden.
Ein moderner Rechner kann mit Sicherheit viele Dinge schneller als ein Mensch oder sogar mehrere Menschen gleichzeitig.
Sehr viele Dinge kann er dafür aber gar nicht.
Beispiel: Ein mehrseitiges Dokument wird die geeignete Software sicherlich schneller durchlesen als der Anwender.
Auch wenn wir den Prozess des vorgelagerten Scans dazu rechnen, wird er (je nach Seitenzahl) vermutlich immer noch schneller sein als der Anwender, der auf den Scan natürlich verzichten kann.
Aber kann die Software den Text auch analysieren und einen kurzen aber aussagekräftigen Betreff formulieren?
Natürlich nicht, der Mensch aber schon und das meistens ohne den gesamten Text zu lesen.
KI kann ausschließlich das, was der Mensch der Maschine beibringt. Das beschränkt sich wiederum auf explizites Wissen.
Also Kompetenzen die wir selber erklären können.
Flexibilität
Software ist programmiert und jede Änderung muss neu programmiert werden.
Idealerweise wird die Software flexibel programmiert, also mit Einstellungsmöglichkeiten versehen.
Das setzt voraus, das man die möglichen Anpassungsanforderungen im Voraus kennt.
Das wäre natürlich wünschenswert, aber leider auch utopisch.
Ist Digitalisierung dann überhaupt Sinnvoll
IT ist also nicht schlau und dafür aber unflexibel.
Macht es dann überhaupt Sinn zu digitalisieren?
Ja.
Es gibt eine große Bandbreite an Aufgaben die uns von der Technik abgenommen werden kann.
Und zwar schneller, sicherer, fehlerfrei und günstiger.
Informationen und Dokumente aufbewahren, duplizieren und verteilen erfolgt mittlerweile vollautomatisch und nahezu in Echtzeit.
Es kommt also darauf an was man digitalisiert.
Und darin sehen wir auch die größte Herausforderung und Stolperstelle.
Oftmals wird versucht einen Prozess 1:1 in digitaler Form abzubilden.
Das hat zwei große Fehlerquellen:
- Potenziale der Technik werden verpasst
- es werden Prozesse digitalisiert oder versucht zu digitalisieren, die manuell besser und einfacher abzubilden sind.
Ein Beispiel dafür haben wir bereits genannt.
Und auch wir mussten dies bei unserer car-i vfa zunächst lernen.
Wir haben lange probiert und viele Parameter getestet.
Dennoch war es nicht möglich, die Software dazuzubringen, die gescannten Belege zu analysieren und korrekt einzuordnen.
Und was bringt ein automatischer Prozess, der fehlerhaft ist. Selbst wenn die Quote sehr gering ist, müssten alle Belege manuell geprüft werden.
Und das halten wir für nicht zumutbar.
Tipps:
- kleinsten gemeinsamen Nenner finden
- übertragbare
Umständlicher Zusatzaufwand
sondern die Wirklichkeit sich n
basieren auf Entwürtfen Prozesse nicht, weil Sie am Reißbrett entorfen wurde, die suDer Versuche
Analoge
oder zumindest
Später
im iun
befassen uns seit Jahren
Hinterlasse eine Antwort