Projektkommunikation

Na klar, wieder mal was zu Kommunikation und natürlich zu Projekten…..

Aber nein, wir wollen euch nicht nochmal erklären, was ein Projektzirkel ist oder ein Projektstatusgespräch oder Projektnewsletter …..
Wir wollen auch nicht predigen, wie wichtig das alles ist.

Und nein, wir wollen euch auch nicht den einen Masterplan zur Projekt-Kommunikation verkaufen oder irgendeine andere Vorlage.

Bei uns geht es wieder einmal um DICH, also den Menschen, den Mittelpunkt aller Projekte.
Zumindest sollte er das sein.

Lass uns versuchen zu verstehen, weshalb die Kommunikation in Projekten so wichtig ist.
Dann wirst du sehr schnell feststellen, worauf es ankommt.

Vielleicht ist das ja gar nicht der perfekte Kommunikationsplan mit der perfekten Vorlage?

Worum geht es?

Was ist ein Projekt? Dafür gibt es eine Definition nach der DIN 69901.
Demzufolge sind es Vorhaben, die im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet sind.
Es liegt in der Natur ihrer Sache, dass sie immer mit Veränderungen einhergehen.

Ängste und Vorbehalte

Bereits die Teilnahme bedeutet für die Betroffenen schon Veränderung.
Man verlässt, zumindest teilweise,  sein gewohntes Tätigkeitsfeld und findet sich in eine neue Aufgabenstellung ein. Oftmals bringt diese die Zusammenarbeit mit anderen und unbekannten Personen mit sich.

Auch bei kleinsten Projekten kommt es immer zu dieser Konstellation.

Es kommt hinzu, das auch das Ziel der meisten Projekte in Veränderung liegt.
Neue Produkte, neue Kunden, neue Prozesse, neues Gebäude, neue Software …..

Solche Veränderungen am Arbeitsplatz machen vielen Menschen Angst.

• Jahrelang gewohnte Tätigkeiten ändern zu müssen.
• Aufgaben nicht mehr so einfach bearbeiten zu können.
• Neuen Anforderungen nicht gewachsen zu sein
• Sein Ansehen zu verlieren

Und dabei reden wir von einer sehr wichtigen Emotion.
Sie übertönt die Stimme der Vernunft und kann dabei auch Motivation und Kreativität verhindern.

Aber es geht auch sehr viel unspezifischer. In der Literatur habe ich einmal folgendes Beispiel zur Illustration gefunden:

„[…] die Mitarbeiter bemerken schnell, wenn sich regelmäßig morgens um neun Uhr an der Pforte junge Damen und Herren in Anzügen einfinden, die sich mit wichtiger Miene in die Chefetage geleiten lassen.
Gerüchte und Spekulationen machen die Runde darüber, was diese Fremden mit der Geschäftsleitung aushecken. Wenn es etwas Gutes für uns wäre, würde man uns dies sagen. Folglich muss es etwas Schlechtes sein.“

Die Selbsterfüllende Prophezeiung tut ihr übriges, um diesen ersten Eindruck zu untermauern. (Link einfügen)

Was hier vielleicht etwas drastisch klingt sollte keinesfalls unterschätzt werden.
Es sind nicht immer gleich Existenzängste, die einen Mitarbeiter umgeben.
Es kann viel subtiler auftreten und muss nicht einmal der betroffenen Person bewusst werden.

Die Folgen sind jedoch immer die gleichen, nur in unterschiedlicher Ausprägung.

Teambildung

In Projekten treffen oftmals heterogene Personengruppen aufeinander, die sich sonst wenig oder gar nicht begegnen.
Ein perfekter Nährboden für Konflikte die sich wiederum auf die Zusammenarbeit auswirken.
Dabei liegt ausgerechnet hier ein zentrales Erfolgskriterium.

Etablierung und Aufrechterhaltung einer gut funktionierenden Zusammenarbeit sind deshalb zentrale Aufgaben in einem Projekt.
Kurz gesagt: Teambildung

So soll erreicht werden, dass die Projektbeteiligten an einem Strang ziehen und ihre Kräfte bündeln, um in eine Richtung zu wirken.

Die Energie und Zeit, die dafür aufgewendet wird, sich gegen seinen Teamkollegen zur Wehr zu setzen oder zu verteidigen, könnte doch viel besser zur Erreichung des Projektzieles eingesetzt werden.

So werden bei gleichbleibender Stärke des Teams, mehr Arbeits- und Zeitressourcen generiert.
Es entsteht mehr Arbeitsleistung im Sinne des Projektziels.

Wenden wir den Sachverhalt doch einmal auf eine ganz einfache Wirtschaftlichkeitsberechnung an.
Das heißt: Wir setzen Output und Aufwand ins Verhältnis.
Output ist in diesem Fall die Arbeitsleistung im Sinne des Projektes und der Aufwand sind die Personalkosten des Unternehmens.

Die Personalkosten bleiben konstant, unabhängig davon, ob die Mitarbeiter zusammen oder gegeneinander arbeiten.
Die Variable „X“ steht für den Zugewinn an Arbeitsleistung im Sinne des Projektes, der durch eine einheitliche Vorgehensweise entsteht.
Also „∆Arbeitsleistung im Sinne des Projektes“.

Genug von der Schwarzmalerei, her mit der Lösung

Und die heißt Kommunikation, bzw. in diesem Fall „Projekt-Kommunikation“.

Chancen der Kommunikation

• Vertrauen schaffen.
  Vertrauen wiederum vermeidet Gerüchte und schafft stattdessen positive Emotionen.
• Wertschätzung vermitteln und dadurch positive Emotionen wecken.
• Fakten schaffen: So besteht kein Bedarf für Gerüchte
• Ziele kommunizieren: Wenn alle in eine Richtung gehen sollen, muss jeder diese Richtung kennen.

Herausforderungen

Die Kommunikation in Projekten unterliegt im Grunde denselben Risiken wie in jeder anderen Situation.

Eine abschließende Aufzählung würde mehr als einen Blog-Artikel umfassen.
An dieser Stelle werden wir uns deshalb auf besonders relevanten Gegebenheiten konzentrieren.

• Informationsaustausch und Kommunikation finden in Projekten immer und auf verschiedenen Kanälen statt.
  Der Informationsaustausch kann formlos zwischen zwei Kollegen stattfinden, die zusammen an einer Aufgabe arbeiten, zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzten bei einer Eskalationsmeldung oder
  dem Unternehmen und der Öffentlichkeit in Form einer Pressemitteilung.

Eine Herausforderung besteht darin alle Stakeholder rechtzeitig mit Informationen zu versorgen.

• In einem Projekt treffen mehrere heterogene Personengruppen aufeinander.
  Es ergibt sich das die Beteiligten unterschiedliche Formen der Kommunikation gewohnt sind und erwarten.

Wer keine seitenlangen Statusberichte, Flussdiagramme, Fachbegriffe etc. gewohnt ist, wird seine Informationen vermutlich von anderer Stelle beziehen.

Ein paar Tipps von uns:

1. Kommuniziere rechtzeitig und umfassend.
   Gerüchte entstehen, wenn man sich etwas zusammenreimen muss.
   Nehme deinen Mitarbeitern diesen Schritt ab!
2. Kommuniziere geplant und bewusst.
   Die Risiken der Kommunikation sind allgemein bekannt.
   Vermeiden kannst du diese nur, wenn du dir zunächst Gedanken darüber machst, wie du an die Empfänger herantrittst.Du musst nicht unbedingt ein mehrseitiges Konzept erarbeiten.
   Aber bedenke, wer wann welche Informationen benötigt.
   Du solltest keinesfalls reaktiv agieren.
3. Wenn alle an einem Ziel arbeiten sollen, dann muss das Ziel kommuniziert sein.
   Definiere Ziele deshalb so, dass keine Missverständnisse möglich sind und der Spielraum für Interpretationen möglichst gering gehalten wird.Wir nutzen dafür die Smart-Formel (Link zu Blog-Artikel)